PROSES PENGONTROLAN PROYEK

Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses yaitu inisiasi, perencanaan,pelaksanaan, pengontrolan, dan penutup. Salah satu bagian dari grup manajemen proyek yaitu proses pengontrolan yang akan dibahas dalam paper ini.

A.PENGONTROLAN  PROYEK

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka pengawasan dan pengontrolan proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik.

Pengontrolan (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar  yang sesuai dengan sasaran perencanaan, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganilisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya yang digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Pengontrolan juga merupakan pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dengan rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.

Ada 4 macam pengontrolan proyek yaitu pengontrolan biaya proyek, pengontrolan waktu / jadwal proyek, pengontrolan kualitas dan pengontrolan kinerja.

1.    Pengontrolan Biaya Proyek ( Cost Control)

Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan bahwa sebesar anggaran itulah akhir biaya proyek. Anggaran adalah suatu perkiraan yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia pada saat pembuatan anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bagian dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuat sifat:

a)      Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan

b)      Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalam komunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek.

Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam rencana proyek, semua pihak akan dapat mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek berjalan dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya setelah proyek selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi karena ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin manajemen proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk dapat menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan pengontrolan biaya proyek setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan pengontrolan:

a)    Jadwal pembiayaan (cash flow)

b)   Besarnya keseluruhan biaya proyek.

Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang bertanggung jawab menimbulkan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan pengontrolan bukan hanya melalui prosedur dan metode serta kebijaksanaan, namun perlu diperhatikan pula bagaimana jalannya koordinasi untuk memecahkan hambatan-hambatan dan perbedaan pendapat diantara mereka dan perbedaan pendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan mereka mengambil keputusan terhadap masalah yang dibawahnya, bagaimana mereka memberi petunjuk kepada bawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka menyarankan cara kerja yang lebih baik, dan apakah mereka berusaha menciptakan iklim atau lingkungan pengawasan dan pengontrolan menghargai pelaksanaan tugas yang baik dan memberikan kritik terhadap pelaksanaan tugas yang tidak memuaskan.

Dalam proyek ini pengontrolan biaya dilakukan dengan memeriksa apakah biaya yang sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah dicapai.  

2.    Pengontrolan Waktu / Jadwal Proyek

Penjadwalan dibuat untuk menggambarkan perencanaan dalam skala waktu. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas dimulai, ditunda, dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang akan ditentukan.  Pelaksanaan suatu proyek harus tepat waktu sesuai dengan rencana sehingga mempunyai nilai ekonomis yang tinggi. Pengontrolan waktu dimaksudkan untuk mengetahui apakah proyek berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Pengontrolan waktu dilakukan dengan menggunakan Time Schedule, Bar Chart dan Network Planning. Secara rinci dapat dijabarkan sebagai berikut :

a)   Time Schedule

Time schedule adalah suatu pembagian waktu terperinci yang disediakan untuk masing-masing bagian pekerjaan, mulai dari permulaan sampai dengan pekerjaan berakhir. Time schedule diperlukan oleh semua pihak sebagai pedoman koordinasi dan kerjasama antar bagian pelaksana proyek di lapangan. Dalam time schedule waktu pekerjaan diatur sedemikian rupa sehingga setiap pekerjaan dapat berjalan baik dan lancar.

Sebelum proyek dilaksanakan pelaksana harus mengetahui rencana kerja yang telah dicantumkan dalam time schedule agar waktu yang tersedia benar-benar efektif dan efisien untuk pekerjaan tersebut. Time schedule digunakan sebagai dasar pertimbangan penambahan personalia sesuai dengan perkembangan pelaksanaan pekerjaan. Dalam hubungan dengan bahan dan alat yang digunakan, time schedule ini akan mencegah penyimpangan bahan yang tepat diperoleh, serta menjaga keefektifan pemakaian alat-alat berat yang disewa, dengan demikian penghematan biaya dan waktu akan lebih baik.Tetapi pelaksanaan time schedule secara umum sering mengalami hambatanhambatan yang disebabkan oleh:

§  Keadaan cuaca yang tidak memungkinkan dilaksanakan pekerjaan.

§  Kesalahan yang dibuat pelaksana.

§  Ketidakteraturan penyediaan bahan.

§  Perubahan-perubahan yang diinginkan pemberi tugas.

b)   Bar Chart

Bar chart merupakan metode yang bersifat praktis dan sederhana yang berfungsi untuk pengontrolan proyek, sangat memudahkan pelaksana proyek dalam mengerjakan bagian pekerjaannya. Bar chart yang dibuat kontraktor harus diperiksa dan disetujui Direksi. Hal-hal yang dapat dilihat pada suatu bar chart adalah :

§  Jenis-jenis pekerjaan yang ada di proyek.

§  Waktu yang disediakan untuk setiap jenis pekerjaan.

§  Kapan waktu pekerjaan harus dimulai dan dilaksanakan.

c)    Network Planning

Network planning adalah gambar yang memperlihatkan susunan urutan pekerjaan dan logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta rencana waktu pelaksanaannya berupa lintasan kritis maupun yang bukan lintasan kritis. Lintasan kritis adalah lintasan terpanjang yang menentukan waktu pelaksanaan pekerjaan proyek yang apabila salah satu kegiatan terlambat, maka pelaksanaan pekerjaan yang lain ikut terlambat.

3.    Pengontrolan Kualitas

Proses ini memonitor hasil spesifik proyek untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan standar dengan kualitas standar kualitas ketika mengindentifikasi beberapa cara untuk meningkatkan kualitas secara keseluruhan.

4.    Pengontrolan Kinerja

Memantau dan mengendalikan biaya dan waktu secara terpisah tidak dapat menjelaskan proyek pada saat pelaporan. Suatu contoh dimana dapat terjadi dalam suatu laporan, kegiatan dalam proyek berlangsung lebih cepat dari jadwal / waktu sebagaimana mestinya yang diharapkan. Akan tetapi biaya yang dikeluarkan melebihi anggaran. Bila tidak segera dilakukan tindakan pengontrolan maka dapat berakibat tidak dapat diselesaikan secara keseluruhan karena kekurangan dana.

B.FAKTOR PENGHAMBAT PROSES PENGONTROLAN

Faktor-faktor yang menyebabkan pengontrolan menjadi tidak efektif antara lain:

1. Definisi Proyek

Merupakan ukuran dan kompleksitas suatu proyek. Kesulitan yang muncul pada proyek dengan skala besar antara lain : kesulitan komunikasi dan koordinasi yang berhubungan dengan struktur organisasi proyek.

2. Faktor tenaga kerja

Kurang ahlinya pengawas proyek menyebabkan proyek menjadi kurang   efektif  dan akurat.

3. Faktor sistem pengontrolan

Penerapan sistem informasi dan pengawasan yang terlalu formal.

C.FAKTOR PENDUKUNG PROSES PENGONTROLAN

Faktor-faktor yang menyebabkan pengontrolan berlangsung dengan baik antara lain:

1. Ketepatan Waktu

Diperlukan agar informasi pemantauan yang diberikan sesuai dengan kondisi pada saat itu.

2. Akses Antar Tingkat

Akses yang mudah dan jelas akan mempercepat pelacakan bagian yang memiliki performa kurang baik.

3. Perbandingan Data Terhadap Informasi

Data yang diperoleh dapat memberikan informasi yang proporsional sesuai dengan jumlah data yang diberikan.

4. Data dan Informasi yang Dapat Dipercaya

Menyangkut kejujuran dan kedisplinan pihak yang terlibat dalam proyek

5. Objektifitas Data

Data yang diperoleh harus sesuai dengan yang terjadi di lapangan tanpa adanya asumsi pribadi atau rekayasa.

REFERENSI

http://dodybrahmantyo.dosen.narotama.ac.id/2012/02/08/pengawasan-dan-pengontrolan-proyek/ diakses pada tanggal 3 Desember 2012

Fathurrahman, dkk. 2011. Analisis Kinerja Biaya dan Waktu dengan Metode Earned Value pada Proyek Pembangunan Gedung Intensif  Terpadu Rumah Sakit Umum DR. Saiful Anwar Malang. Jurnal: ITS.

Ridwan, Kafrawi. 2010. Manajemen Proyek. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta.